Единоличный порядок оформления актов с помощью Quidox
Дорогой Клиент, в ходе работы с сервисом rabota.by года возникают бухгалтерские вопросы. В формате FAQ мы подготовили ответы на самые частые вопросы по единоличному порядку выставления актов, на который перешли наши компании ООО «ВСЯ РАБОТА» и ООО «100 РАБОТ ТУТ»
Нашим партнером в реализации проекта стала компания ООО "КвиДокс" со своим веб-сервисом
QuiDox — веб-сервис мгновенного обмена электронными документами обеспечивает:
- Значительное снижение затрат на документооборот;
- Применение электронной цифровой подписи (ЭЦП) в процессе создания как односторонних, так и многосторонних документов полностью соответствует законодательству Республики Беларусь
- Регистрация в сервисе, первичная настройка и подключение – верификация имеющейся электронной цифровой подписи займет всего 5 минут.
Как зайти в личный кабинет КвиДокс?
С первым актом на почту Главного контактного лица (ГКЛ) приходит приглашение от КвиДокс к обмену электронными документами. В письме содержится подробная инструкция для входа в личный кабинет.
Если письмо от КвиДокс на почту не пришло?
- Проверить, какая эл. почта указан при регистрации на сайте (электронная почта ГКЛ)
- Письмо может попасть в папку «спам»
Если не получилось найти письмо, на странице входа
Как поменять email, чтобы получать документы на другой адрес электронной почты?
Адреса электронной почты для отправки актов загружаются с сайта rabota.by автоматически. Загрузка электронного адреса ГКЛ:
- Изменить почту можно путем смены ГКЛ на сайте rabota.by. Объединить кабинеты с разными электронными адресами нельзя
- Пользователь, который является ГКЛ на сайте rabota.by может передать данные для входа в кабинет КвиДокс желаемому лицу
Как выглядит Акт в КвиДокс?
Нужно ли Вам подписывать наши акты?
У нас действует единоличный порядок оформления актов. Вам не нужно подписывать наши акты, мы направляем их через Квидокс и на почту ГКЛ для того, чтобы Вы составили акт для себя.
В зависимости от закрепленной у Вас формы документооборота и Вашей внутренней Учетной политики (т.е. используете Вы для документов ЭЦП или нет) Вы можете:
Вариант 1. Вы принимаете к учету только бумажные документы, ЭЦП в работе не используете.
Шаг 1. а) распечатать наш акт из Квидокс или б) взять информацию из нашего акта в Квидокс и составить для себя аналогичный (например, Вы можете перенести информацию в свою привычную форму акта, которую Вы используете в работе со своими клиентами)
Шаг 2. подписать его вручную, отразить в своем бухгалтерском учете и подшить в папку с документами
Вариант 2. Клиент принимает к учету электронные документы, ЭЦП в работе использует
Шаг 1. а) скачать наш акт из Квидокс или б) взять информацию из нашего акта в Квидокс и составить для себя аналогичный (например, Вы можете перенести информацию в свою привычную форму акта, которую Вы используете в работе со своими клиентами)
Шаг 2. подписать его с помощью ЭЦП, сохранить в любом используемом им сервисе (например, КвиДокс,
Наши печать и подпись для Ваших актов не требуются. Нам направлять подписанные акты тоже не нужно
Это вообще законно? Чем предусмотрен такой порядок?
1) Статья 10 закона Республики Беларусь от 12.07.2013 "О бухгалтерском учете и отчетности":
- Первичный учетный документ, подтверждающий выполнение работ (оказание услуг), может быть составлен подрядчиком (исполнителем) и заказчиком единолично в случаях, определенных Министерством финансов Республики Беларусь, при условии, что договором, заключенным в письменной форме между подрядчиком (исполнителем) и заказчиком, предусмотрен такой порядок оформления выполненных работ (оказанных услуг)
- Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа. Первичный учетный документ, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства Республики Беларусь об электронных документах и электронной цифровой подписи.
2) Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12.02.2018 N 13 "О единоличном составлении первичных учетных документов
3) Пункт 2.4. нашего Договора с Вами
Что делать, если нужно прислать акт на другой электронный адрес?
У нас есть возможность перенаправить/повторить Вам акт в КвиДокс на другой электронный адрес клиента в ручном режиме
Что отправляется Вам кроме акта на электронный адрес?
Вам кроме акта в КвиДокс так же отправляется скан акта с обычной печатью на электронный адрес ГКЛ.